Actividades de cierre del proyecto

Una buena finalización del proyecto requiere realizar una serie de tareas para las que se recomienda reservar tiempo en la planificación. Estas tareas son las siguientes;

· La actualización de datos.- Tanto técnicos como de gestión para incorporar las últimas modificaciones al trabajo desarrollado.

· Revisar toda la documentación del proyecto.- Eliminar la documentación inútil y organizarla, de forma que sirva para:

· Dar un buen soporte de garantía o mantenimiento.

· Realizar modificaciones o ampliaciones del producto entregado.

· Aprovechar aspectos técnicos para otros proyectos de la empresa.

· Apoyar la planificación y estimación otros proyectos de la empresa.

· Realización de copia de seguridad de toda la información que se encuentre en el ordenador.- La realización de la memoria o informe de conclusiones

· El archivo del proyecto.- Así no queda ligado a una o varias personas que son las que tienen en su cabeza el trabajo realizado sino que toda la información estará disponible para el resto de la empresa.

La finalización del proyecto también implica la realización de las tareas correspondientes para modificar su estado dentro del sistema de activo a cerrado, así como su archivo tanto físico como en la gestión documental que soporta el sistema.

Las actividades de este ciclo son el Cierre:

Primero, de las adquisiciones consiste en finalizar formalmente cada adquisición de productos y servicios. Todas las inspecciones, facturas finales y carta de agradecimiento se envían a los suplidores.

Segundo la conclusión del Proyecto o Fase es una actividad formal en la cual se finalizan todas las actividades a través de todos los grupos de proceso. A través del la ejecución se deben haber integrado la aceptación de entregables. En este momento todos los entregables deben haber sido completados, inspeccionados y aceptados y listos para la aceptación final del proyecto por el patrocinador.

Durante este proceso se cataloga todos los documentos pertinentes y se lleva la reunión con el equipo de trabajo para documentar las lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas son productos de la lecciones aprendidas documentas a través del proyecto y las que se indica en la reunión de retroalimentación.

Los recursos son liberados y se lleva a cabo la actividad de celebración